Perlu diakui jika salah satu hambatan saat mengelola data siswa adalah rekap. Hal ini karena bagi beberapa orang proses rekap data siswa bisa memakan waktu lama, bahkan bisa berhari-hari. Jadi sangat wajar bila Bapak/Ibu ingin tahu cara yang jauh lebih cepat.

Untungnya, penjelasan tentang bagaimana cara rekap data bisa Bapak/Ibu temukan di sini dengan detail dan lengkap. Cara ini bisa Bapak/Ibu terapkan untuk mengelola data dalam jumlah banyak, entah itu untuk merekap data peserta didik baru, absensi, rapor, dan lainnya.

Baca Juga :
5 Manfaat SPMB Online untuk Sekolah, Apa Saja?

Mengenal Apa Itu Rekap Data

Sebelum mempelajari caranya, Bapak/Ibu harus paham dulu apa itu rekap data. Istilah ini merujuk pada proses pengolahan data, dari informasi mentah menjadi informasi dengan struktur yang lebih baik, lebih rapi, lebih ringkas, dan lebih mudah dipahami.

Misalnya saat proses penerimaan peserta didik baru, sekolah akan mendapatkan ratusan hingga ribuan formulir pendaftaran dari calon siswa. Tapi tidak mungkin semuanya disajikan begitu saja. Bapak/Ibu perlu mengolahnya dulu agar orang lain bisa memahaminya.

Hanya saja, banyak yang masih bingung soal cara rekap data siswa agar lebih mudah dan cepat, mengingat prosesnya yang panjang. Bapak/Ibu perlu membaca dan membaginya jadi beberapa kategori, sebelum meringkas dan menyusunnya jadi data yang rapi.

Baca Juga :
Fitur Aplikasi SPMB Lengkap untuk Sekolah | Mitra SPMB!

Bagaimana Cara Membuat Rekap Data Siswa Lebih Cepat dan Mudah?

Pada penjelasan di atas, Bapak/Ibu pasti sudah punya gambaran tentang rekap data itu seperti apa. Prosesnya berkaitan dengan analisis dan penyusunan data, dari yang tadinya berantakan jadi lebih terstruktur. Jadi, Bapak/Ibu memang perlu teliti saat melakukannya.

Untungnya, kini ada cara membuat rekap data siswa lebih cepat dan mudah, yaitu dengan memanfaatkan aplikasi yang sudah memiliki sistem terotomasi. Aplikasi ini memungkinkan proses rekap berlangsung otomatis dan bisa selesai hanya dalam hitungan detik.

Menariknya, kini sudah ada banyak contoh aplikasi yang memungkinkan Bapak/Ibu merekap dengan cepat. Aplikasi berbeda biasanya digunakan untuk kebutuhan yang berbeda. Ada aplikasi yang bisa membantu rekap absensi, rekap rapor, hingga rekap data siswa baru.

Salah satu contoh aplikasi untuk merekap data siswa atau peserta didik baru adalah aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id. Proses rekap data di aplikasi ini akan berlangsung secara otomatis, sehingga Bapak/Ibu sama sekali tidak perlu melakukan rekap sendiri secara manual.

Baca Juga :
Modernisasi Pendidikan lewat Aplikasi SPMB Sesuai Dapodik

Kenapa Harus Memakai Aplikasi yang Sudah Terotomasi?

Sebelum ada aplikasi terotomasi seperti aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id, kebanyakan orang memakai Sheet atau Excel. Keduanya memang bermanfaat untuk menulis dan menyusun data. Namun, aplikasi terotomasi punya beberapa poin plus, seperti berikut!

1. Terintegrasi dengan Sistem yang Lebih Lengkap

Pada umumnya, aplikasi terotomasi tidak berdiri sendiri, namun merupakan bagian dari sistem yang lebih lengkap lagi. Semua sistem tersebut sudah terintegrasi, sehingga Bapak/Ibu tidak perlu repot memindahkan data dari sebuah sistem ke sistem yang lain.

Sebagai contoh, aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id terintegrasi dengan sistem penerimaan peserta didik baru. Jadi, selain fitur rekap otomatis untuk mendata dan mengolah data calon peserta didik baru, ada fitur-fitur lain yang bisa membantu proses seleksi.

Fitur-fitur ini tidak akan bisa Bapak/Ibu temukan di aplikasi untuk rekap yang biasa seperti Microsoft Excel dan Google Sheet. Artinya, Bapak/Ibu perlu memakai aplikasi lain selama proses seleksi, mengingat semua kebutuhannya belum ada di aplikasi tersebut.

Sementara di aplikasi yang sudah terintegrasi dengan SPMB, semua fitur yang Bapak/Ibu butuhkan sudah ada secara lengkap. Jadi bukan hanya proses rekap data peserta didik baru saja yang berjalan dengan cepat, namun juga proses SPMB lainnya.

2. Pencatatan Data Siswa Otomatis

Ketika melakukan rekap data di sistem lama, Bapak/Ibu perlu mencatat semua datanya secara manual. Cara yang paling umum adalah dengan membuat tabel di Microsoft Excel atau Google Sheet, lalu memasukkan semua informasi satu per satu.

Contohnya saat rekap data siswa baru selama masa SPMB, Bapak/Ibu perlu memasukkan semua data dari formulir ke aplikasi. Isi datanya pun banyak, dari nama, jenis kelamin, alamat, asal sekolah, dan informasi-informasi lain yang relevan dengan siswa.

Sayangnya, proses rekap dengan sistem lama tersebut bisa memakan waktu yang sangat lama. Karena itulah Bapak/Ibu perlu menggunakan sistem baru melalui aplikasi dengan pencatatan yang sudah terotomasi. Jadi, BS sistem akan mencatat datanya secara otomatis.

Contohnya pada aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id, ada fitur formulir digital yang bisa Bapak/Ibu manfaatkan. Keluarga atau wali siswa akan mengisi formulir itu untuk mendaftar ke sekolah. Kemudian, semua datanya akan tercatat otomatis di sistem.

3. Tidak Perlu Pakai Rumus

Jika mengabaikan proses input data yang lumayan panjang, sebenarnya Bapak/Ibu bisa melakukan rekap dengan cepat di aplikasi Sheet atau Excel. Namun ada rumus yang harus dimasukkan, sehingga banyak yang merasa kesulitan karena harus hafal rumus dulu.

Sementara di aplikasi rekap yang sudah terintegrasi seperti aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id, Bapak/Ibu tidak perlu lagi menghafalkan rumus tersebut. Hal ini karena proses rekapnya otomatis, sehingga hasilnya bisa rapi dan terstruktur tanpa rumus.

Baca Juga :
Aplikasi SPMB SMA Harga Spesial - Daftar Mudah dan Cepat!

Penutup

Proses rekap data siswa kini bisa terasa lebih cepat dan mudah dengan sistem baru, yaitu dengan bantuan aplikasi yang sudah terintegrasi dan terotomasi. Bila sekolah ingin menerapkan sistem tersebut, mulai gunakan manfaatkan aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id.