Ketika melakukan rekap data peserta didik baru, tidak jarang Bapak/Ibu menemukan data siswa ganda. Artinya, siswa tersebut tercatat dua kali di dalam sistem yang sama, tercatat di dua sekolah yang berbeda, atau dua siswa memiliki NISN yang persis sama.

Karena itu, untuk menghindari adanya pencatatan NISN ganda, Bapak/Ibu harus tahu apa saja penyebabnya dan bagaimana cara mengatasinya. Semua informasinya bisa Anda temukan pada penjelasan lengkap dan detail tentang data siswa ganda berikut!

Baca Juga :
Kenali Perbandingan SPMB Online vs Offline

Penyebab Data Siswa Ganda

Kini, Bapak/Ibu pasti sudah punya gambaran tentang apa yang dimaksud dengan NISN ganda. Istilah ini merujuk pada kondisi ketika siswa punya dua data atau lebih. Hal ini ternyata cukup sering terjadi karena beberapa alasan, seperti berikut!

1. Kesalahan Input

Jika Bapak/Ibu bertanya-tanya soal apa penyebab data ganda di Dapodik, salah satu alasan terbesarnya adalah karena kesalahan input. Orang yang memasukkan data ke sistem bisa salah mengetik NISN untuk satu siswa. Kebetulan NISN tersebut milik siswa lain.

Kesalahan input lain yang sering terjadi adalah mengetik nama siswa yang sama dua kali atau lebih. Hal ini sering terjadi ketika Bapak/Ibu memasukkan data ke dalam sistem secara manual. Pasalnya, tidak mungkin Bapak/Ibu ingat semua nama siswa.

Hasilnya, Bapak/Ibu terkadang lupa data siapa saja nama siswa yang sudah masuk dan belum masuk ke dalam sistem. Data ganda adalah salah satu kesalahan akibat human error yang paling umum. Karena itu, Bapak/Ibu harus melakukan rekap data dengan teliti.

Pada beberapa kasus, Bapak/Ibu salah memasukkan NISN siswa dan memakai NISN siswa lain yang sudah lulus. Hal ini bisa memicu NISN ganda aktif dan tidak aktif. Jadi, Bapak/Ibu memang harus berhati-hati dan teliti saat memasukkan data secara manual.

2. Siswa Menempuh Pendidikan di Dua Sekolah Berbeda

Pada beberapa kasus, data ganda muncul karena siswa aktif di dua sekolah. Hal ini cukup umum untuk siswa yang menuntut ilmu di pondok pesantren dan di sekolah formal secara bersamaan. Karena itu, ada data siswa yang sama di dua sekolah yang berbeda.

Meskipun siswa bisa belajar di dua tempat yang berbeda, namun datanya tidak boleh ganda. Pasalnya, bila Bapak/Ibu penasaran NISN ganda apakah bermasalah atau tidak, jawabannya adalah iya. Selain bisa memicu konflik data sekolah, hal ini juga bisa merugikan siswa.

Data ganda bisa menghambat penerimaan bantuan dari pemerintah dan bisa menyulitkan siswa saat ingin melanjutkan studi ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi. Hal ini karena proses verifikasi dan validasi siswa akan terganggu jika datanya ada dua.

Jadi, sebaiknya siswa tidak aktif di dua sekolah yang berbeda, meskipun salah satunya adalah pesantren atau madrasah. Siswa hanya boleh menempuh pendidikan di dua tempat berbeda jika pesantren atau madrasah tersebut informal tanpa memicu data siswa ganda.

3. Proses Transfer Data yang Tidak Tepat Saat Pindah Sekolah

Pada dasarnya, siswa yang pernah pindah sekolah lebih mungkin memiliki data ganda daripada siswa yang belum pernah pindah sekolah. Hal ini karena proses transfer data yang seringkali tidak tepat dan bermasalah, sehingga memicu adanya data ganda.

4. Proses Transfer Data Lintas Kementerian yang Terganggu

Pada dasarnya, ada beberapa kementerian yang membutuhkan data siswa, sehingga pemerintah sering melakukan transfer data lintas kementerian. Hanya saja, terkadang proses transfernya terganggu. Hal ini bisa memicu munculnya data ganda pada siswa tersebut.

Cara Mengatasi Data Siswa Ganda

Jika sudah tahu penyebabnya, kini saatnya untuk memahami cara mengatasi NISN ganda. Ternyata, caranya cukup mudah karena Bapak/Ibu sebagai operator sekolah hanya perlu mengakses aplikasi Verval PD untuk memperbaiki data siswa yang kurang tepat.

Cara memperbaiki data siswa ganda di Verval PD pun mudah, tinggal edit pada bagian NISN jika ada kesalahan input. Lalu, tinggal hapus NISN yang salah dan ganti dengan nomor induk yang benar. Pasalnya, semua siswa harus punya nomor induk yang unik.

Khusus untuk siswa yang terdaftar di dua sekolah berbeda karena kesalahan transfer atau belajar di pesantren, Bapak/Ibu bisa mengeluarkan siswa dari sekolah lama mereka. Cara mengeluarkan siswa ganda di Verval PD pun mudah, yaitu melalui fitur residu.

Hanya saja, sebelum data bisa terhapus di sistem lama, Bapak/Ibu memang perlu menyiapkan beberapa dokumen untuk mendukung sinkronisasi data. Dokumen tersebut termasuk ijazah atau akta, KK, dan screenshot data residu pada aplikasi VervalPD.

Baca Juga :
Fitur Aplikasi SPMB Lengkap untuk Sekolah | Mitra SPMB!

Cara Mencegah Data Siswa Ganda

Meskipun ada beberapa alasan lainnya, namun kebanyakan kasus data ganda diakibatkan oleh kesalahan manusia (human error). Hal ini sangat wajar dan manusiawi, terlebih jika Bapak/Ibu masih mengisi data siswa dengan sistem lama dan cara manual.

Untungnya kini sudah ada aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id yang bisa memudahkan proses input data. Pasalnya, sudah ada sistem pencatatan otomatis tanpa harus input manual. Proses rekapnya pun sudah otomatis, sehingga Bapak/Ibu bisa melihat hasil akhirnya.

Jika ada kesalahan data, sistem akan memberikan notifikasi kepada Bapak/Ibu secara langsung. Jadi bila ada kesalahan data atau data ganda, Bapak/Ibu bisa segera tahu dan memperbaikinya secepat mungkin.

Baca Juga :
Aplikasi SPMB SMA Harga Spesial - Daftar Mudah dan Cepat!

Penutup

Masalah data siswa ganda memang sering menimbulkan kesulitan bagi pihak siswa dan sekolah. Untuk menghindarinya, bisa mulai gunakan sistem baru yang minim human error. Bila ingin sistem yang lebih baik, mulai gunakan aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id.