Pada dasarnya, eksistensi data siswa itu sangat esensial bagi semua pelajar maupun sekolah tempat mereka belajar. Hanya saja, hingga saat ini masih banyak kesalahan input data siswa. Hal ini karena beberapa sekolah masih memakai sistem input lama yang manual.

Karena operator sekolah harus mengisi banyak data, dari data pendaftar sekolah, data siswa baru yang diterima, data siswa aktif, hingga data alumni, kesalahan akibat human error sangat mungkin untuk terjadi. Bapak/Ibu bisa mempelajari kesalahannya di sini.

Baca Juga :
Fitur Aplikasi SPMB Lengkap untuk Sekolah | Mitra SPMB!

Kesalahan Input Data Siswa yang Sering Terjadi

Sebagai seorang tenaga pendidik, kepala sekolah, atau operator sekolah, Bapak/Ibu mungkin pernah melihat kesalahan data siswa. Jenis kesalahannya ada banyak dan beragam, namun yang paling sering terjadi ketika memasukkan data adalah sebagai berikut!

1. Identitas Siswa

Salah satu kesalahan input data siswa yang paling sering terjadi di sekolah adalah kesalahan saat mencatat identitas siswa. Hasilnya, data siswa yang ada di Dapodik tidak sesuai dengan data mereka di kartu keluarga, akta kelahiran, maupun dokumen resmi lain.

Padahal, data di Dapodik akan digunakan untuk membuat dokumen resmi lainnya, yaitu ijazah. Hal ini akan merugikan siswa karena mereka akan kesulitan mendaftar ke jenjang pendidikan yang berikutnya, dan bahkan bisa juga kesulitan untuk mencari kerja.

2. Nama Siswa Ganda

Beberapa sekolah juga seringkali tidak sengaja melakukan kesalahan input data siswa dan memicu munculnya data ganda. Hasilnya, siswa tersebut muncul dua kali di dalam sistem yang sama. Pada beberapa kasus, data menunjukkan jika siswa aktif di dua sekolah.

Kesalahan ini juga tidak kalah fatal karena bisa menghambat siswa tersebut untuk mendapatkan bantuan dari sekolah dan pemerintah. Hal ini biasanya terjadi karena proses verifikasi dan validasi yang gagal karena data siswa yang ganda dan tidak valid.

Ketika siswa tersebut akan masuk sekolah baru atau jenjang pendidikan yang lebih tinggi, mereka juga akan kesulitan untuk mendaftarkan diri. Hanya karena operator sekolah salah input, siswa mungkin tidak bisa mengikuti Sistem Penerimaan Murid Baru (SPMB).

3. NSIN Ganda

Selain terkait dengan nama, kesalahan input data siswa yang sering terjadi juga terjadi pada Nomor Induk Siswa Nasional (NISN). Nomor tersebut adalah identitas siswa, yang bisa digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti untuk ikut SPMB dan isi ijazah.

Hanya saja, terkadang siswa kesulitan mendaftar di sekolah baru karena punya NISN ganda. Hal ini bisa terjadi ketika operator sekolah salah memasukkan nomor induk siswa dan malah menggunakan nomor induk milik siswa lain, sehingga jadi ganda.

4. Nama Siswa Tidak Muncul di Sistem VervalPD

Pada beberapa kasus, ada siswa yang namanya tidak bisa muncul di sistem Verval. Padahal, sebagai kepala sekolah, tenaga pendidik, atau operator sekolah, Bapak/Ibu benar-benar yakin sudah pernah memasukkan semua data siswa tersebut ke dalam sistem.

Kesalahan ini memang tidak terkait dengan input data, namun tetap sering terjadi di beberapa sekolah. Alasan kenapa data siswa tidak muncul di Verval PD adalah karena proses sinkronisasi yang belum selesai sehingga data siswa tertahan di residu.

Hal ini bisa menghambat siswa karena mereka akan kesulitan untuk mengikuti SPMB di jenjang pendidikan berikutnya. Jika kesalahan terjadi saat siswa sudah masuk ke sekolah baru, mereka akan kesulitan masuk ke rombongan belajar (rombel).

Baca Juga :
5 Manfaat SPMB Online untuk Sekolah, Apa Saja?

Cara Membenarkan Data Siswa yang Salah

Karena kesalahan input sangat mungkin terjadi, pastinya ada banyak Bapak/Ibu yang bertanya-tanya tentang apakah data siswa di Dapodik bisa diubah atau tidak. Hal ini karena kesalahan tersebut bisa saja berakibat fatal pada masa depan siswa yang bersangkutan.

Untungnya, semua kesalahan tersebut bisa Bapak/Ibu perbaiki karena data siswa di Dapodik bisa diubah. Lalu kira-kira, bagaimana cara memperbaiki data Dapodik siswa? Semuanya bisa Bapak/Ibu revisi di sistem VervalPD dengan cara melampirkan beberapa dokumen.

Pada umumnya, Bapak/Ibu perlu meminta dokumen KK atau akta kelahiran pada siswa yang bersangkutan untuk bisa memperbaiki kesalahan data yang ada di Dapodik. Khusus untuk kasus NISN ganda, Bapak/Ibu memerlukan screenshot terkait residu.

Setelah tahu caranya, Bapak/Ibu juga harus tahu berapa lama perbaikan data di Dapodik agar tidak merasa panik. Hal ini karena data tersebut tidak akan langsung pulih begitu saja. Biasanya Bapak/Ibu bisa melihat update datanya dalam waktu 1 x 24 jam.

Baca Juga :
Modernisasi Pendidikan lewat Aplikasi SPMB Sesuai Dapodik

Cara Mencegah Kesalahan Input Data Siswa

Karena kesalahan input data siswa cukup umum terjadi, Bapak/Ibu harus tahu bagaimana cara mencegahnya. Hal ini agar Bapak/Ibu tidak repot bekerja dua kali, memasukkan semua data siswa ke sistem secara manual dan memperbaikinya karena ada yang salah.

Salah satu cara terbaik yang bisa Bapak/Ibu lakukan adalah mengganti sistem input data siswa ke sistem baru yang otomatis. Cara ini bisa mengurangi kesalahan input akibat human error karena Bapak/Ibu tidak perlu memasukkannya secara manual. 

Sistem ini bisa Bapak/Ibu terapkan pada sistem penerimaan peserta didik baru, mengingat di saat-saat inilah kesalahan sering terjadi. Bapak/Ibu bisa memakai aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id untuk sistem pencatatan data siswa otomatis dan minim kesalahan.

Baca Juga :
Kenali Perbandingan SPMB Online vs Offline

Penutup

Ada banyak kesalahan input data siswa akibat human error, jadi sekolah perlu segera mengganti sistem lama yang serba manual ke sistem baru yang serba otomatis. Bagi sekolah yang ingin mulai mengganti sistem, gunakan aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id.