Perlu diakui jika banyak sekolah kesulitan mengolah data siswa, terutama pendaftar baru yang ingin masuk ke sekolah sebagai siswa baru. Hal ini karena cara mengolah data pendaftar sekolah yang kurang tepat, masih mengandalkan sistem lama dengan cara manual.

Padahal, kini ada cara mengelola data peserta didik baru yang lebih efisien dan aman. Bapak/Ibu bisa mulai meninggalkan sistem manual yang menguras terlalu banyak waktu dan tenaga serta mengganti sistemnya dengan yang lebih modern dan segar.

Baca Juga :
Kenali Perbandingan SPMB Online vs Offline

Cara Mengelola Data Pendaftar Sekolah agar Lebih Efisien dan Aman

Ada banyak alasan kenapa Bapak/Ibu harus memperbarui sistem pengelolaan data pendaftar sekolah, terutama karena ada banyak masalah yang sering muncul di sistem lama. Karena itu, Anda bisa memakai cara mengelola data baru seperti berikut!

1. Memasukkan Data Secara Otomatis

Pada sistem pengelolaan data peserta didik yang lama, Bapak/Ibu perlu memasukkan informasi secara manual satu per satu. Hal ini karena kebanyakan pendaftar baru melampirkan formulir pendaftaran dalam bentuk kertas, sehingga Bapak/Ibu perlu memindahkannya.

Dulu, hanya ada dua pilihan aplikasi untuk menyimpan data sekolah, termasuk terkait dengan calon siswa baru. Kedua aplikasi tersebut adalah Excel dan Google Sheet, yang memang bisa jadi andalan untuk membuat data yang rapi dan cenderung aman.

Hanya saja, Bapak/Ibu harus memindahkan semua data satu per satu dari formulir pendaftaran ke aplikasi tersebut. Hal ini bisa menghabiskan banyak waktu dan tenaga, mengingat data pendaftar sekolah tidak hanya sekadar nama lengkap siswa saja.

Untungnya, kini manajemen sekolah bisa terasa lebih mudah dengan eksistensi aplikasi khusus untuk Sistem Penerimaan Murid Baru (SPMB). Contohnya seperti aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id yang memungkinkan Bapak/Ibu untuk mengisi data secara otomatis.

Aplikasi ini memungkinkan Bapak/Ibu untuk membuka pendaftaran siswa baru secara online, pun begitu dengan formulir pendaftarannya. Jadi, semua data pendaftar sekolah sudah tercatat secara otomatis di sistem tanpa harus memindahkannya lagi secara manual.

2. Verifikasi Data yang Lebih Efektif

Setiap kali menerima formulir pendaftaran baru selama masa SPMB, Bapak/Ibu perlu melakukan verifikasi data satu per satu dengan mengecek dokumen persyaratan yang dilampirkan. Tujuan utamanya untuk memastikan bahwa tidak ada data yang keliru.

Hanya saja, sama seperti saat memasukkan data, Bapak/Ibu perlu melakukan verifikasi secara manual per siswa. Tidak jarang Anda juga harus cek data siswa di Dapodik secara manual untuk melakukan verifikasi, biasanya berlaku di SD, SMP, SMK, dan SMA.

Semua langkah verifikasi tersebut sangat ribet dan memakan banyak waktu karena harus Bapak/Ibu harus melakukan semua langkahnya secara manual. Jadi tidak heran jika proses SPMB bisa berlangsung dalam waktu lama, mengingat verifikasinya pun lama.

Karena itulah Bapak/Ibu perlu berpindah ke sistem baru, melalui aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id. Hal ini karena sistem akan membantu proses verifikasi, sehingga bisa memangkas waktu seleksi. Sistem akan memberi tahu secara otomatis jika ada yang salah.

Selain itu, sistem di aplikasi SPMB sudah terintegrasi dengan data dapodik, sehingga tidak perlu menghabiskan waktu mengecek setiap siswa satu per satu. Jika ada masalah atau data yang kurang tepat, sistem akan memberikan notifikasi secara langsung ke Bapak/Ibu.

Baca Juga :
Modernisasi Pendidikan lewat Aplikasi SPMB Sesuai Dapodik

3. Rekap Otomatis

Ketika mengelola data pendaftar sekolah, Bapak/Ibu juga perlu melakukan rekap setelah semua datanya terkumpul. Tujuan utamanya agar data tersimpan dengan rapi, sehingga Bapak/Ibu bisa memilih siapa saja pendaftar yang diterima sebagai siswa baru.

Hanya saja, proses rekapnya memang tidak mudah, mengingat Bapak/Ibu perlu mengumpulkan formulir pendaftaran yang masuk. Jumlah pendaftarnya bisa mencapai ratusan bahkan hingga ribuan, sehingga rekap manual sudah pasti tidak terasa efektif lagi.

Aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id bisa membantu Bapak/Ibu untuk melakukan rekap, mengingat proses rekapnya bisa berjalan secara otomatis. Bapak/Ibu akan mendapatkan data siswa baru hanya dalam hitungan detik tanpa harus bekerja dua kali untuk rekap.

4. Formulir Pendaftaran Lebih Aman

Sebelum ada sistem baru, satu-satunya pilihan untuk mendaftar ke sekolah adalah dengan menggunakan formulir pendaftaran kertas. Hanya saja, data siswa rentan hilang dan rusak karena banyak alasan. Hal ini akan jadi masalah jika data belum dipindahkan.

Jadi, berpindah ke sistem baru yang berbasis digital di aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id akan jauh lebih aman. Bapak/Ibu tidak perlu khawatir data akan hilang atau rusak karena semua formulir pendaftaran bisa langsung tersimpan di dalam sistem. 

Ketika sudah di dalam aplikasi, datanya pun tidak rentan terhapus seperti data di Excel atau Google Sheet. Bahkan, data lama dari proses SPMB di tahun-tahun sebelumnya juga masih ada secara aman dan lengkap jika Bapak/Ibu tidak sengaja menghapusnya.

5. Proses Penerimaan Siswa Baru Lebih Transparan

Karena semua proses pengolahan data Bapak/Ibu lakukan secara lokal, orang tua atau wali siswa akan kesulitan untuk melihat dan mengawasi proses penerimaan siswa baru. Jika ada kesalahan pada data, mereka bahkan jarang mengetahuinya.

Inilah salah satu alasan kenapa Bapak/Ibu perlu berpindah ke aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id, mengingat prosesnya lebih transparan. Hasilnya, orang tua atau wali siswa bisa segera tahu jika ada kesalahan pada data.

Baca Juga :
Aplikasi SPMB Madrasah, Dapat Digunakan untuk Semua Jenjang

Penutup

Sistem pengelolaan data pendaftar sekolah yang lama memang punya banyak kelemahan, terutama terkait efektivitas dan keamanan. Jika Bapak/Ibu perlu sistem yang baru, mulai manfaatkan aplikasi SPMB dari MitraSPMB.id.